Huishoudelijk Reglement Sakya Thegchen Ling

A. De Stichting Sakya Thegchen Ling bestuurlijk

I. Algemeen

Het huishoudelijk reglement mag geen bepalingen bevatten die in strijd zijn met de statuten. Het huishoudelijk reglement wordt samengesteld en goedgekeurd door het voltallige bestuur. Het huishoudelijk reglement kan worden aangepast in geval van wijzigingen in de werkwijze, uitbreiding van de activiteiten of anderszins relevante herzieningen in het beleid en/of activiteiten van de Stichting als geheel.

Elk jaar wordt het huishoudelijk reglement geëvalueerd door het bestuur en zo nodig aangepast of herzien. Het huishoudelijk reglement dient in de praktijk als handleiding voor het bestuur (en is niet vrijblijvend).

II. Doelstelling van de Stichting Sakya Thegchen Ling:

Afgeleid van de Statuten:
Sakya Thegchen Ling heeft tot doel:

het bestuderen, beoefenen en uitdragen van het Mahayana-boeddhisme,
het bevorderen van interesse in en studie van het Mahayana-boeddhisme,
het bewaren en voortzetten van de Tibetaans religieuze cultuur

III. Werkwijze van de Stichting Sakya Thegchen Ling.

III.1. Structuur van de stichting.
De Stichting Sakya Thegchen Ling heeft een bestuur. Het bestuur wordt bijgestaan door:

een kascommissie die de jaarlijkse toets op het financieel beleid uitvoert,
vrijwilligers.

Afgeleid van de Statuten wordt gekozen voor een bestuur bestaande uit tenminste drie personen, te weten:

voorzitter
secretaris
penningmeester

III.2. Taken en bevoegdheden bestuursleden:

De functies binnen het bestuur van de Stichting Sakya Thegchen Ling zijn de volgende:

een voorzitter, zelfstandig bevoegd,
een vicevoorzitter,
een penningmeester, zelfstandig bevoegd
een secretaris,
twee algemeen bestuursleden

Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden zijn vastgelegd in een door het bestuur vastgesteld document, te weten het “overzicht taken en bevoegdheden bestuur Sakya Thegchen Ling” (zie bijlage 1).

Eén persoon kan voor meerdere functies verantwoordelijk zijn. Wanneer een bestuurslid tijdelijk niet in staat is zijn functie naar behoren te vervullen, zullen andere bestuursleden, zo veel mogelijk de taken overnemen. Tijdelijke vervangingen van bestuursleden onderling vinden in overleg plaats. Wanneer er een vacature is worden de taken verdeeld over de overige bestuursleden. Het bestuur kan zo nodig een beroep doen op externe deskundigen.

III.3. Werkafspraken bestuur van de Stichting Sakya Thegchen Ling.

Bestuursleden zijn eraan gehouden geen zaken, die besproken of gehoord zijn tijdens de bestuursvergaderingen, naar buiten te brengen zonder uitdrukkelijke toestemming van de voorzitter,
Nieuwe activiteiten en/of uitbreiding van reeds bestaande activiteiten dienen eerst besproken te worden in het bestuur en vervolgens voorgelegd aan Lama Tashi Sangpo ter goedkeuring,
Brieven en overige documenten dienen alvorens verstuurd, eerst gezien en getekend te worden door de voorzitter,
Acties vanuit Sakya Thegchen Ling naar buiten toe en/of deelname namens Sakya Thegchen Ling aan andere evenementen en samenkomsten dienen eerst besproken te worden in het bestuur en voorgelegd te worden aan Lama Tashi Sangpo ter goedkeuring. Communicatie naar buiten dient zorgvuldig te gebeuren. Nieuwe onderwerpen dienen allereerst besproken te worden met het bestuur of minimaal met de voorzitter. Nieuws omtrent de leden van de Sangha en andere bekenden dient pas na toestemming van de betrokkenen aan anderen te worden verteld.
Onderlinge communicatie: gebruik e-mail puur zakelijk, bespreek gevoelskwesties rechtsreeks of via de telefoon.

II.4. Vergaderregels

Frequentie

Het bestuur vergadert ten minste vier maal per jaar.

Agenda

Bestuursleden kunnen tot 3 dagen voor de vergadering agendapunten en stukken inbrengen bij de voorzitter; daarna wordt de agenda opgesteld en met de bijbehorende stukken gemaild.

In principe wordt de vergadering afgehandeld volgens de agenda;

op verzoek kan de voorzitter van die volgorde afwijken;
de voorzitter kan staande de vergadering besluiten een of meerdere punten door te schuiven naar een volgende vergadering;
belangrijke agendapunten kunnen worden toegevoegd bij de vaststelling van de agenda aan het begin van de vergadering.

Verantwoordelijkheid

Het bestuur is verantwoordelijk en beslist.

Notulen

Van elke vergadering wordt een verslag (met activiteiten overzicht) gemaakt, dat zo snel mogelijk na de vergadering wordt verspreid onder de bestuursleden.

Inbreng tijdens de vergadering.

Van bestuursleden wordt een actieve inbreng verwacht;

Ideeën van bestuursleden zijn welkom en worden besproken of doorgeschoven naar een volgende vergadering.

Inbreng buiten de vergadering.

Thema’s die omwille van een hoge prioriteit (bijvoorbeeld financiële of imagoschade) buiten de vergadering in gang worden gezet moeten voorafgaand door de bestuursleden worden geaccordeerd via een meerderheid van stemmen.

Thema’s die buiten de vergadering in gang zijn gezet worden de eerstvolgende vergadering teruggekoppeld aan het bestuur en alsnog in het verslag opgenomen. Waar relevant wordt Khenpo Tashi Sangpo geïnformeerd over de situatie.

III.5. Rooster van zitting hebben en aftreden

Aftreden geschiedt met inachtneming van een opzegtermijn van drie maanden. Het bestuur dient altijd te bestaan uit minimaal drie leden (zie punt III.1. Structuur van de stichting). Gecombineerd aftreden is niet mogelijk voor de volgende combinatie:

Voorzitter en penningmeester

Als er voor een functie geen opvolger is nemen andere bestuursleden de taken op zich.

IV. Financiën

IV.1. De inkomsten van de Stichting.

bijdragen van deelnemers aan studie activiteiten,
al hetgeen het instituut verkrijgt door erfstelling, legaat, schenking of op enigerlei andere wijze,
inkomsten verkregen uit de verhuur van twee appartementen die aan de stichting toebehoren,
donaties.

IV.2. Het beheer van de financiën

De financiën worden beheerd middels een lopende rekening en een spaarrekening.

Er wordt jaarlijks een jaarrekening en een verslag gepresenteerd. De jaarrekening wordt voorafgaand aan publicatie (via de website als onderdeel van het ANBI traject) getoetst door de kascommissie.

IV.3. Het gebruik van de financiële middelen.

De financiële middelen worden aangewend voor de volgende zaken: